17 Jan Das elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer
Wichtige Info für Notare zum Start am 01.01.2022
Notarielle Urkunden werden ab Januar 2022 gem. §55 Absatz 2 BeurkG auch elektronisch hinterlegt. Dazu wurde das elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer eingerichtet. Ab diesem Stichtag müssen zeitnah alle Urkunden digital vorliegen.
Die Bundesnotarkammer gibt allgemeine Anforderungen zum Einscannen und zur digitalen Verwahrung von Urkunden vor. Diese müssen gem. §56 Absatz 1 BeurkG bei der Übertragung von bestehenden Papierdokumenten in die elektronische Form eingehalten werden. Die Vorgaben beziehen sich sowohl auf die Hardware als auch die Software, sofern diese zur Erstellung der Digitalen Urkunde (Scans) genutzt wird.
Notare müssen daher ein solches Scan-System rechtzeitig beschaffen und einrichten. Alle neuen Urkunden und Dokumente werden vom Notariat selbst digitalisiert und im elektronische Urkundenarchiv abgelegt.
Das wird ab dem 01.01.2022 wichtig:
Der Notar haftet für die richtige Ablage der vollständigen digitalen Urkunden.
Arbeitsabläufe im Notariat müssen angepasst werden, um dieser neuen Dokumentenarchivierung zu entsprechen.
Notwendige Anforderungen
PDF/a ohne Komprimierung
Scannen von Dokumenten mit mind. 300 dpi Auflösung
Möglichkeit von Farbscans
Verarbeitung von Dokumenten bis DIN A3
Keine Bildveränderung (Begradigung, automatische Abrundung von Kanten, etc.)
Betriebshandbuch liegt vor
Empfohlene Anforderungen
Festplattenüberschreibung
Fernzugriffe über Netzwerke blockieren
Zugriffsberechtigung (PIN-Code)
SSL verschlüsselte Übertragung
Dokumenteneinzug mit mind. 50 Blatt
Doppeleinzugserkennung
Für Notare empfehlen wir folgende Multifunktionsdrucker:
Xerox® PrimeLink® C9065/C9070
Xerox® AltaLink C81xx, B81xx Serie
Xerox® AltaLink C80xx, B80xx Serie
